Dostęp do Krajowego Systemu eFaktur mają podatnicy - nie tylko podatnicy VAT, lecz także podatnicy VAT zwolnieni, choć ci ostatni mogą nie korzystać z tego systemu przez pierwsze pół roku, aż do końca 2024 r., z racji zwolnienia ich w tym czasie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Możliwe są sytuacje, w których czynność będzie wykonana na rzecz podmiotu niebędącego konsumentem, lecz niemającego dostępu do KSeF. Taka czynność będzie musiała być udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, lecz nabywca nie otrzyma faktury w KSeF (bowiem nie ma dostępu do KSeF).

Dlatego też przepisy przewidują szczególny sposób przekazywania faktury ustrukturyzowanej nabywcom, którzy nie są konsumentami i jednocześnie nie są podatnikami VAT czynnymi. Dotyczy to zatem przypadku, gdy nabywcą (odbiorcą faktury) jest:

• podatnik VAT zwolniony (jakikolwiek),
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która nie jest w ogóle podatnikiem VAT.

W przypadku transakcji z takim nabywcą, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, o ile nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, poprzez:

1. podanie kodu QR umożliwiającego dostęp do faktury oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo,
2. oznaczenie kodem QR tzw. wizualizacji faktury; kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Przykład:

• Podatnik VAT czynny wykonał usługę dla sądu rejonowego. Wystawił dla tej czynności fakturę ustrukturyzowaną. Powinien przekazać usługobiorcy wizualizację faktury, oznaczając jednocześnie tę wizualizację kodem QR.
• Podatnik VAT czynny wykonał usługę dla podatnika VAT zwolnionego. Wystawił dla tej czynności fakturę ustrukturyzowaną. Podatnik VAT zwolniony zwolnił sprzedawcę z obowiązku zapewnienia dostępu do faktury ustrukturyzowanej. Podatnik-usługodawca nie musi zatem przekazywać nabywcy faktury ustrukturyzowanej.