Faktury ustrukturyzowane wystawiane w ramach KSeF są przekazywane nabywcom towarów czy też usługobiorcom w sposób zautomatyzowany (za pośrednictwem KSeF). Dotyczy to nabywców mających w Polsce siedzibę, bądź stałe miejsce prowadzenia działalności.

Nabywcy zagraniczni nie mają jednak zasadniczo możliwości odebrania faktury ustrukturyzowanej wystawionej przez polskiego sprzedawcę w ramach polskiego KSeF.

W związku z tym, faktury ustrukturyzowane będą musiały być takim nabywcom zagranicznym przekazywane w szczególny sposób.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że szczególny sposób przekazania podmiotom zagranicznym faktury ustrukturyzowanej nie zwalnia z obowiązku wystawienia takiej faktury za pośrednictwem KSeF.

W każdym razie, przepisy zastrzegają, że w przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju ****lub terytorium państwa trzeciego lub,

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub,

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,

Wówczas faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Faktura ustrukturyzowana musi być zatem udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony, jeśli:

• dotyczy czynności „ze stawką NP”,
• nabywcą jest podmiot zagraniczny.

Udostępnienie faktury poza KSeF może nastąpić w dowolny sposób. Może to być udostępnienie faktury ustrukturyzowanej (pliku z danymi) drogą cyfrową. Może to być przekazanie wizualizacji faktury – czy to drogą cyfrową, czy papierową.

W każdym razie – podatnik udostępniający w tych przypadkach fakturę poza KSeF ma obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR - kodem, który umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwia weryfikację danych zawartych na tej fakturze.