Zgodnie z dzisiaj obowiązującymi przepisami faktura wymaga przekazania jej (w jakiejś formie) nabywcy. Obecnie podatnicy przekazują sobie faktury w różny sposób.

Faktury (w formie papierowej) są wręczane przy dokonaniu transakcji, niekiedy wysyłane razem z towarem, rzadziej wysyłanie osobno pocztą. Faktury (mające postać zdematerializowaną) są wysyłane e-mailem, przekazywane za pomocą komunikatorów internetowych, udostępniane do pobrania.

W momencie, w którym stosowanie Krajowego Systemu eFaktur będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników (a przynajmniej podatników VAT czynnych mających siedzibę w Polsce), zasady przekazywania faktur między podatnikami zmienią się diametralnie.

Przekazanie faktury (i zakres obowiązków z tym związany) będzie następować w różny sposób w zależności od tego, kim jest odbiorca (jaki ma status, jaka jest jego siedziba). Znaczenie będzie mieć także to, czy mowa tutaj o fakturze ustrukturyzowanej, czy też może dotyczy to innej faktury (w obrocie pozostawać będą bowiem dalej, choć w znacznie mniejszej liczbie niż dotychczas, faktury inne niż faktury ustrukturyzowane).

Najczęstszym przypadkiem w praktyce będzie sytuacja, w której faktura ustrukturyzowana będzie wystawiona na rzecz kontrahenta będącego podatnikiem VAT czynnym w Polsce (mającym w Polsce siedzibę, względnie stałe miejsce prowadzenia działalności), zaś faktura będzie dokumentować czynność mającą miejsce świadczenia w Polsce.

W takim przypadku udostępnienie faktury nabywcy będzie następować niejako automatycznie poprzez (czy też w ramach) KSeF. Faktura wysłana do KSeF i „przyjęta” przez ten system - która otrzyma unikatowy numer identyfikujący tę fakturę - stanie się fakturą (formalnie) otrzymaną przez nabywcę.

Faktura nie będzie musiała takiemu nabywcy być dodatkowo przekazywana w jakikolwiek sposób.

Nie dotyczy to sytuacji wystawiania faktury ustrukturyzowanej w czasie awarii, bądź niedostępności KSeF. Wówczas fakturę trzeba będzie udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony (o czym będziemy jeszcze pisać – w kolejnych newsletterach dotyczących awarii oraz niedostępności KSeF).

Z przepisów wynika, że faktura dla nabywcy będącego podatnikiem VAT czynnym, która dotyczy czynności mającej miejsce świadczenia w Polsce, wyjąwszy przypadek awarii, bądź niedostępności KSeF, nie będzie mogła być udostępniana w inny sposób niż poprzez KSeF.

Czy też inaczej – dokument faktury, czy też wizualizację faktury będzie można takiemu nabywcy przekazać w jakiś inny sposób (np. wysłać mu pdf-a z fakturą, czy też wręczyć mu wydruk faktury), lecz taki dokument nie będzie miał dla nabywcy żadnego znaczenia. Dla takiego nabywcy taki dokument nie będzie „fakturą”. Dla nabywcy faktura będzie tym dokumentem, który znajduje się w KSeF.

Przykładowo:

Polski podatnik VAT czynny ABC zakupił usługę od polskiego podatnika VAT czynnego XYZ. Usługodawca po wykonaniu usługi przekazał usługobiorcy papierowy „dokument faktury”. Nie to zgodna z prawem faktura. Nie rodzi dla niego żadnych uprawnień. Fakturą dla podatnika ABC (usługobiorcy) będzie dokument otrzymany w ramach KSeF.