Jak ma się „zidentyfikować” (odnaleźć) w systemie osoba fizyczna będąca podatnikiem (jednoosobowa działalność gospodarcza, najem w ramach odrębnego źródła przychodów)?

Otóż podatnicy - osoby fizyczne mają pierwotne uprawnienia do korzystania z KSeF przypisane automatycznie. Dla korzystania z systemu jako podatnik taka osoba fizyczna nie musi nic zgłaszać, nie musi się rejestrować.

Zalogowanie się w systemie wymaga jednak od takiego podatnika posiadania profilu (podpisu) zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wyjątkowo tylko (jeśli dana osoba fizyczna ma kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL) będzie ona musiała dokonać zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Będzie się to robić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA aby przypisać ten podpis (odcisk) do danego podatnika.

Te same reguły będą odnosić się do komorników sądowych, którzy są płatnikami VAT zobowiązanymi do wystawienia faktur przy podlegającej podatkowi sprzedaży egzekucyjnej dokonywanej w imieniu i na rzecz dłużnika (który jest podatnikiem).

A jak sprawa wygląda w przypadku jednostek organizacyjnych? Zarówno tych, które mają osobowość prawną (np. spółki kapitałowe, fundacje), jak i jednostek niemających osobowości prawnej (np. spółki osobowe, spółka cywilna)?

W tym przypadku sprawa jest nieco bardziej skomplikowana i wymaga pewnych dodatkowych czynności (bądź narzędzi).

Takie podmioty nie mogą się bowiem uwierzytelnić w systemie (zalogować do systemu jako podatnych) tylko za pomocą profili (podpisów) zaufanych, czy też certyfikatów kwalifikowanych przypisanych do osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji tych podmiotów. Nie będzie można z pomocą takich narzędzi uwierzytelnić się w systemie jako ten podatnik, ta jednostka organizacyjna (a przynajmniej po raz pierwszy, dopóki podatnik jako „właściciel” konta nie przydzieli uprawnień innym konkretnym osobom fizycznym)

Dlatego też takie jednostki mają zasadniczo dwie możliwości. Po pierwsze mogą uzyskać tzw. elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Mając taką pieczęć osoba fizyczna działająca w imieniu podatnika – jednostki organizacyjnej będzie mogła zalogować się do systemu jako ten podatnik. Oczywiście „wyrobienie” takiego narzędzia kosztuje i trwa (obecnie kilka dni, ile będzie to zajmować czasu np. w czerwcu 2024 r. – trudno powiedzieć).

Po drugie – zamiast pieczęci kwalifikowanej, jednostka organizacyjna można wskazać - za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA - konkretną osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF (jako podatnik – osoba organizacyjna). Po zaakceptowaniu (przyjęciu) takiego zawiadomienia konkretny człowiek (poświadczając się swoich profilem zaufanym, czy certyfikowanym kwalifikowanym) będzie mógł zalogować się w systemie „na konto” danej jednostki organizacyjnej.

Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że właściciele swoich kont w systemie (czyli podatnicy, płatnicy) będą mogli nadać innym podmiotom (zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom niebędącym osobami fizycznymi) dalsze uprawnienia w KSeF w odniesieniu do tego podatnika (można to porównać do takiego, jakby „utworzenia dalszych użytkowników” w ramach „konta” danego podatnika w KSeF). Będzie to mogło nastąpić:

• elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskaże wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień,
• w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z KSeF.

Ci dalsi użytkownicy (wtórni) mogą mieć różny zakres uprawnień, np. uprawnienia w pełnym zakresie (jak podatnik, umożliwiające także uprawnianie kolejnych osób) albo uprawnienia tylko do wystawiania faktur, bądź tylko do przeglądania faktur.