Jak już wskazywaliśmy w poprzednim newsletterze, Krajowy System e-Faktur można porównać do swego rodzaju chmury danych:

• do której faktury ustrukturyzowane są wprowadzane;
• za pośrednictwem której faktury ustrukturyzowane są otrzymywane;
• w której faktury ustrukturyzowane są przechowywane.

Podatnik (inna osoba) będzie mógł korzystać z tej chmury danych, jeśli zidentyfikuje się w tym systemie (zostanie poświadczona autentyczność).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest bowiem oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Określa to jednocześnie jako który podatnik (albo w imieniu którego podatnika) działa taka osoba (konkretny człowiek siedzący przed komputerem, ewentualnie telefonem).

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur konkretne osoby mogą mieć różny zakres uprawnień do korzystania z systemu. W każdym razie w systemie występują uprawnienia do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę w ramach tzw. samofakturowania.

Te uprawnienia mają przy tym albo tzw. charakter pierwotny (tzn. są uprawnieniami samego podatnika-osoby fizycznej, względnie osoby działającej jako podatnik-jednostka organizacyjna) albo też są tzw. uprawnieniami wtórnymi (tzn. pochodzą one z nadania ich danej osobie przez podatnika albo osobę działającą jako podatnik).

W związku z tym w KSeF możemy wskazać na następujące osoby uprawnione:

• bezpośrednio sam podatnik lub komornik sądowy (organ egzekucyjny) będący płatnikiem,
• osoba fizyczna (podmiot niebędący osobą fizyczną) uprawniona przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień (w pełnym zakresie),
• osoba fizyczna uprawniona do wystawiania lub odbierania faktur,
• osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego (organ egzekucyjny) w zakresie wystawiania faktur,
• osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny.

Można także skrótowo zaznaczyć tutaj, że szczególna będzie w kontekście uprawnień do KSeF sytuacja jednostek samorządu terytorialnego oraz grup VAT. Są to bowiem podatnicy jakby wielozakładowi.

W związku z tym w przypadku tych podmiotów będą występowały również uprawnienia wyłącznie w zakresie danych „zakładów” takiego podatnika (czyli konkretnych członków grup VAT, czy też danych jednostek budżetowych, czy też zakładów budżetowych).